Politica confidentialitate

Boxamea.com SRL, cu sediul in Voluntari, Str. Iancu de Hunedoara, Nr. 9B, Judet Ilfov, inregistrata la oficiul Registrul Comertului sub nr. J23/7816/2023, C.U.I. RO49154100 (denumita in continuare si „BoxaMea”) are calitate de operator de date cu caracter personal in conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date (“GDPR”).

BoxaMea tratează cu seriozitate confidențialitatea datelor cu caracter personal. Pentru noi securitatea și confidențialitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal sunt foarte importante. Ca atare, luăm toate măsurile necesare si rezonabile în vederea asigurării securității și confidentialității datelor cu caracter personal, precum si în vederea prelucrării acestora în conformitate cu prevederile GDPR si legislatia europeana si nationala aplicabila.

Această politică de confidențialitate explică cine suntem, cum colectăm date cu caracter personal, cum partajăm și folosim datele cu caracter personal și cum vă puteți exercita drepturile pe care le aveți privind protectia datelor dumneavoastra cu caracter personal.

Vă recomandăm să citiți în întregime această politică de confidențialitate pentru a vă asigura că sunteți pe deplin informat.

Prezenta politică de confidențialitate se aplică persoanelor fizice – clienți, potențiali clienți, utilizatori ai website-ului Boxamea.com, persoanelor de contact, reprezentanților legali sau convenționali ai partenerilor/potențialilor parteneri contractuali persoane juridice și ale altor persoane fizice desemnate de către partenerii contractuali persoane juridice sau ale căror date ne sunt transferate în vederea prelucrării de către partenerii nostri contractuali.

Această politică de confidențialitate descrie modul în care BoxaMea colectează și prelucrează în orice fel datele cu caracter personal atunci când achiziționați și folosiți produsele și serviciile noastre și website-ul BoxaMea.com.

Această Politică de confidențialitate se aplică tuturor serviciilor pe care noi le oferim. 

Această politică de confidențialitate este actualizată periodic; de fiecare dată când facem o modificare, o vom afișa pe site-ul nostru web https://www.boxamea.com/politica-de-confidentialitate/.

1. Cine suntem?

Suntem Boxamea.com SRL, cu sediul in Voluntari, Str. Iancu de Hunedoara, Nr. 9B, Judet Ilfov, inregistrata la oficiul Registrul Comertului sub nr. J23/7816/2023, C.U.I. RO49154100 (denumita in continuare si „BoxaMea”), Telefon: 0751888868, email: info@boxamea.com

2. Categoriile de date cu caracter personal pe care le prelucrăm

În funcție de produsul/serviciul pe care îl furnizăm sau de modalitatea în care ați interacționat cu BoxaMea, categoriile de date cu caracter personal pe care le prelucrăm includ:

• date de identificare: nume, prenume, funcția și/sau calitatea deținută și organizația în care le dețineți, semnătură olografă sau electronică, datele din actul de identitate, informații cu privire la identificarea dvs. unică prin mijloace foto,

• date financiare: informații cu privire la contul bancar sau la cardul bancar în cazul în care realizați o plată electronică,

• date de contact, de colectare sau de livrare marfuri si/sau bunuri personale: adresă de email, număr de telefon, adresă de domiciliu, adresă de colectare sau livrare,

• date privind utilizarea serviciilor: date de autentificare, referitoare la contul de utilizator, date din loguri precum adresa IP, datele privind acțiunile dvs. în platforma sau website-ul BoxaMea, date referitoare la dispozitivul mobil folosit, referințe,

• date colectate de cookie-uri și tehnologii similare – cum ar fi ID unic care permite identificarea sesiunii utilizatorului, date privind IP-ul,

3. Scopul prelucrării datelor cu caracter personal

Scopurile prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal sunt:

• inițierea relației contractuale, negocierea, încheierea și derularea contractelor cu dumneavoastra sau cu partenerii contractuali ai BoxaMea, inslusiv prestarea serviciilor, livrarea produselor care fac obiectul contractelor și plata acestora sau furnizarea de informații asupra stadiului dezvoltării serviciilor contractate ori crearea unui cont de utilizator pe website-ul BoxaMea în scopul contractării de servicii, conform articolului 6 (1) (b) din GDPR;

• îndeplinirea obligațiilor legale ale BoxaMea în contextul derulării relațiilor contractuale, conform articolului 6 (1) (c) din GDPR, precum: obligațiile de întocmire și păstrare a documentelor financiar-contabile; respectarea de către BoxaMea a dreptului de retragere pe care l-ați exercitat conform OUG 34/2014 privind drepturile consumatorilor în cadrul contractelor încheiate cu profesioniștii, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, în cazul în care ați achiziționat produse și servicii online; păstrarea datelor personale pe toată perioada de derulare a raporturilor contractuale și de arhivare a documentelor; realizarea de audituri; transmiterea informațiilor care reprezintă date cu caracter personal la cererea autorităților de stat competente; asigurarea securității sistemelor și bazelor de date (inclusiv prin realizarea de copii de siguranță); alte obligații legale aplicabile în funcție de natura relației contractuale și/sau calitatea partenerului contractual;

• pentru urmărirea intereselor legitime ale BoxaMea sau ale unui terț conform articolului 6 (1) (f) din GDPR, precum: pentru raportările interne sau pentru eficientizarea proceselor companiei; pentru gestionarea contractelor sau documentelor contabile; pentru comunicarea cu reprezentanții partenerilor contractuali, pentru soluționarea sesizărilor; pentru auditarea sau verificarea proceselor interne; prevenirea fraudei; pentru apărarea drepturilor BoxaMea cum ar fi recuperarea creanțelor deținute de acesta și formularea de apărări în cazul unui eventual litigiu;

• transmiterea de newslettere, materiale promoționale, comunicări de marketing, oferte comerciale sau orice alte informații relevante privind produsele și serviciile BoxaMea în cazul în care v-ați dat consimțământul în acest sens conform art. 6 (1) (a) GDPR;

4. Temeiul prelucrării datelor cu caracter personal

BoxaMea prelucrează datele dumneavoastră având următoarele temeiuri:

• încheierea și executarea contractului cu dumneavoastră conform articolului 6 (1) (b) din GDPR,

• interesele legitime urmărite de BoxaMea sau ale unui terț conform articolului 6 (1) (f) din GDPR,

• îndeplinirea obligațiilor legale ale BoxaMea conform articolului 6 (1) (c) din GDPR,

• consimțământul dumneavoastră conform articolului 6 (1) (a) sau art. 9 (2) (a) din GDPR, după cum a fost detaliat mai sus în secțiunea 3.

5. Cum obținem datele?

BoxaMea poate obține datele:

• direct de la dumneavoastră atunci când inchiriati spatii și utilizați servicii BoxaMea ori cand ne contactați prin diverse canale sau cand ne solicitați informații despre produsele și serviciile BoxaMea ori cand vizitați websitul nostru;

• din alte surse: surse publice (spre exemplu site-uri web, baze de date publice precum: baza de date a Registrului Comerțului, baza de date a Ministerului de Finanțe, Monitorul Oficial, portaluri ale instanțelor de judecată etc.) sau de la terți,

• autorități publice (spre exemplu în cazul unor solicitări ale instanțelor de judecată sau în cazul unor investigații judiciare);

• prin generarea unor date din informațiile furnizate de dumneavoastră.

6. Utilizarea datelor și consecințele nefurnizării acestora

Prelucrarea datelor cu caracter personal menționate anterior este necesară pentru realizarea scopurilor precizate mai sus.

Datele cu caracter personal sunt prelucrate direct de către BoxaMea sau cu ajutorul altor operatori de date cu caracter personal cu care ne asociem (spre exemplu prestarea de servicii de transport marfa sau bunuri personale de la adresa dvs la una din locatiile noastre si invers) cu respectarea art. 26 din GDPR.

De asemenea, BoxaMea, mai poate prelucra datele cu caracter personal și prin persoane împuternicite care oferă garanții adecvate, în conformitate cu art.28 din GDPR, către care externalizăm anumite activități.

Refuzul dumneavoastră de a furniza datele poate conduce la imposibilitatea furnizării serviciilor sau produselor care fac obiectul contractelor.

În cazul în care nu mai doriți să primiți materiale promoționale și comunicări de marketing privind produsele și serviciile noastre, nu vom mai prelucra datele dumneavoastră în acest scop.

7. Cui dezvăluim datele dumneavoastră cu caracter personal?

Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi dezvăluite următoarelor categorii de destinatari:

• dumneavoastră pentru exercitarea drepturilor pe care le aveți,

• autorităților și instituțiilor publice în baza obligațiilor legale pe care le avem în conformitate cu legislația aplicabilă,

• avocaților pentru a ne reprezenta în cazul unui eventual litigiu sau pentru consultanță,

• executori judecătorești pentru comunicări contractuale sau punerea în executare a eventualelor hotărâri judecătorești,

• firme de recuperare creanțe,

• partenerilor contractuali ai BoxaMea (precum firme de curierat, furnizori, subcontractori, consultanți și experți tehnici etc.) pentru încheierea și executarea contractelor,

• băncilor pentru ipotecarea creanțelor si/sau obținerea de finanțare și/sau instrumente de garantare,

• firme de asigurare pentru obținerea de instrumente de garantare și/sau polițe de asigurare,

• firmele afiliate BoxaMea care ne oferă suport în prestarea serviciilor pe care le furnizăm,

• în cazul în care BoxaMea va fi supusă unui proces de vânzare sau reorganizare vom furniza datele dumneavoastră către entitatea achizitoare sau rezultată în urma procesului de reorganizare.

8. Transferul datelor în afara Uniunii Europene

În general, BoxaMea nu transferă datele dumneavoastră în afara Uniunii Europene.

9. Durata prelucrării datelor cu caracter personal

BoxaMea prelucrează datele cu caracter personal, în general, pe toată perioada derularii raporturilor contractuale cu dumneavoastră sau cu partenerii contractuali pe care îi reprezentați sau care ne-au furnizat datele spre prelucrare. La încetarea acestor raporturi, informaţiile și datele cu caracter personal vor fi arhivate/stocate. Perioada de arhivare/stocare diferă în functie de tipul serviciului pe care l-ati contractat.

De asemenea, anumite categorii de date le prelucrăm pe durata prevăzută de lege sau de o autoritate publică, conform legii ori, în cazul unui litigiu, până la soluționarea definitivă a acestuia.

Spre exemplu:

• pentru conformarea cu legislația în domeniul financiar-fiscal, păstrăm datele 5 sau 10 ani, după caz;

• pentru soluționarea sesizărilor, păstrăm datele pe perioada termenului legal de prescripție, respectiv o perioadă de 3 ani;

• log-urile sunt pastrate in functie de analiza de risc, cel putin o perioada de 2 ani;

• în situația în care prelucrarea datelor se bazează pe consimțământul dumneavoastră, vom prelucra datele până când vă veți retrage consimțământul cu privire la prelucrare.

După perioadele de arhivare/stocare pentru care există un temei legal justificativ, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi, după caz, distruse/șterse în conformitate cu Legea 16/1996 a Arhivelor Naționale sau vor fi anonimizate ireversibil.

10. Drepturile pe care le aveți

Drepturile de care beneficiați în conformitate cu prevederile art. 13-22 din Regulamentului UE 2016/679 sunt:

• Dreptul la informare: dreptul de a fi informat cu privire la identitatea și datele de contact ale operatorului și ale responsabilului cu protecția datelor, scopurile în care se face prelucrarea datelor, categoriile de date cu caracter personal vizate, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, existența drepturilor prevăzute de legislația privind protecția datelor cu caracter personal pentru persoana vizată și condițiile în care pot fi exercitate;

• Dreptul de acces la date: dreptul de a obține de la operatorul de date confirmarea faptului că datele cu caracter personal care vă vizează sunt sau nu prelucrate de către acesta;

• Dreptul la rectificare: dreptul de a obține rectificarea datelor inexacte care va privesc, precum și completarea datelor incomplete;

• Dreptul la restricționarea prelucrării în cazul în care dumneavoastră v-ați opus prelucrării în scopul intereselor legitime urmărite de BoxaMea sau de terți ori în cazul în care BoxaMea nu mai are nevoie de datele cu caracter personal, dar dumneavoastră le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;

• Dreptul de a vă retrage oricând consimțământul, în măsura în care operațiunea de prelucrare a datelor se bazează pe consimțământul dumneavoastră, fără ca retragerea consimțământului să afecteze legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia;

• Dreptul la ștergerea datelor în cazul în care datele nu mai sunt necesare pentru realizarea scopurilor de prelucrare sau în cazul în care dumneavoastră vă retrageți consimțământul în măsura în care prelucrarea se întemeiază pe consimțământ ori în cazul în care vă opuneți prelucrării datelor în temeiul art.21 din GDPR și nu există motive legitime privind continuarea prelucrării care să prevaleze;

• Dreptul la portabilitatea datelor furnizate, în măsura în care operațiunea de prelucrare a datelor se bazează pe consimțământ sau are ca temei contractul încheiat cu dumneavoastră.

• Dreptul la opoziție din motive legate de situația dumneavoastră particulară, asupra prelucrărilor de date efectuate în scopul urmăririi intereselor legitime ale BoxaMea sau ale unor terți.

• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afecteaza în mod similar într-o măsură semnificativă, în conformitate cu art. 22 din GDPR.

BoxaMea va notifica destinatarilor cărora le-a divulgat datele cu caracter personal orice ștergere, rectificare sau restricționare a prelucrării datelor cu caracter personal, cu excepția cazului în care acest lucru se dovedește imposibil sau presupune eforturi disproporționate.

Totodată, vă informăm ca aveți dreptul de a vă adresa Autoritatii Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP pentru apărarea oricaror drepturi acordate de legislația aplicabilă în domeniul protecției datelor cu caracter personal, care v-au fost încălcate, precum și de a apela la instanțele de judecată competente.

Pentru exercitarea drepturilor prevăzute de art. 13-22 din GDPR, vă puteți adresa cu o cerere scrisă, datată și semnată, transmisă Departamentului de Supoert Clienti: adresa de email: info@boxamea.com

În cazul în care veți adresa o solicitare privind exercitarea drepturilor dumneavoastră privind protecția datelor cu  haracter personal, veți primi răspuns în termen de cel mult 30 de zile, în condițiile prevăzute de GDPR.

11. Masuri de securitate a datelor dumneavoastra cu  haracter personal

BoxaMea implementează atât în calitate de operator de date cu caracter personal cât și de prestator de servicii, măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru asigurarea integrității și confidențialității datelor dumneavoastră cu caracter personal, conform art. 25 și 32 din Regulamentul General privind protectia datelor nr. 2016/679.